Cenová kontrola v ordinaci

Pokud se Vám aktuálně ohlásila cenová kontrola v ordinaci, je to nepříjemná věc, která Vám zabere kus času a energie. Je potřeba k ní přistupovat pragmaticky a udělat maximum pro to, abyste nedostali pokutu:

• v první řadě doporučujeme si pečlivě projít úvodní obdržený dopis správního orgánu, zjistit co přesně je předmětem kontroly, za jaké období, a doslovně si sepsat požadavky - správní orgán bude žádat mnoho různých účetních, ekonomických a dalších podkladů,
• metodické pokyny, jak se cenová kontrola provádí, určuje Generální finanční ředitelství
• založte si strukturované úložiště dokumentů a evidujte tam veškerou komunikaci se správním úřadem,
• zkontrolujte udělené časové lhůty, do kdy máte čas odeslat podklady a informace,
• neprodleně kontaktujte svou účetní a vysvětlete ji situaci - budete od ní ve velmi brzké době potřebovat nemalou součinnost a rychlé reakce, v neposlední řadě kompletně doúčtované účetní výkazy za určité období (dle požadavku správního orgánu),
• pokud o daném tématu nemáte přehled a zkušenosti, důrazně nedoporučujete to neřešit “vlastním selským rozumem a něco jim poslat a nějak si to vyargumentovat”, v sázce je totiž nemalá pokuta, která se bude odvíjet od výše Vašeho zisku, počtu porušení předpisů cenové regulace resp. výše podezření na neoprávněně získaný majetkový prospěch,
• udělené pokuty se pohybují od nižších jednotek tisíců až po statisíce - výše pokut se jmény pokutovaných subjektů vč. uvedení důvodu jsou pravidelně zveřejňovány ve věštníku MFČR.

Cenovou kontrolu provádí příslušný Specializovaný finanční úřad.

Nutným základem je poskytovat cenovým kontrolorům patřičnou součinnost a postupovat racionálně. Je Vaší zákonnou povinností prokázat, že pravidla cenové regulace dodržujete. Prokazování probíhá formou předkládání písemných (zejména číselných) podkladů (účetních dat, účtenek, podkladů k minutové kalkulaci, podkladů k cenovým kalkulacím a dalšího). Mnoho kontrolovaných subjektů se mylně domnívá a kladou důraz na prokazování formou “barvitých příběhů a popisů co kdy jak bylo a proč”. Slovní argumentace má určitě také své opodstatnění, ale rozhodně by neměla tvořit základ obhajoby, naopak být spíše doplňujícím komentářem toho stěžejního základu - tedy číselných dat, kalkulací a účetnictví. Bez toho se v žádném případě neobejdete.

Základní postup dělíme na dvě různé situace, buď již máte minutové a cenové kalkulace, a nebo je nemáte:

Pokud již máte vyhotoveny minutové a cenové kalkulace, které jste i správně používali, byly správně vypočteny a nezměnily se v čase ani předpoklady jejich výpočtu (viz níže) máte napůl vyhráno a kontrola by měla probíhat hladce. Je potřeba si udělat přehled vyžádaných podkladů od správního orgánu a co nejdříve je získat od různých zdrojů (účetní, ekonom, provozní manažer, exporty z PC software…).

Ověřte si, zda je Vaše minutová kalkulace pro kontrolované období opravdu platná. Neplatnost minutové kalkulace v čase mohou ovlivnit např. tyto faktory: změna výše a struktury nákladů, změna ordinační doby (časového fondu), počet zaměstnanců a výše jejich mezd či změna časového pracovních fondu, počet středisek, počet specializací, počet provozoven, účtované ceny nebo legislativní změny.

Ověřte si, zda jste používali správný počet minutových sazeb na správná střediska - na každé středisko/specializaci, kde se liší parametry vstupující do výpočtu (např. mzdy, nájem, materiál, odpisy, ordinační doby) by měla být samostatná minutová sazba.

Ověřte si, zda jsou Vaše cenové kalkulace platné, aktuální a byly opravdu používány a jste schopni to prokázat konkrétními účtenkami, které jste vydávali pacientům. Neplatnost cenových kalkulací v čase mohou ovlivnit např. tyto faktory: změna minutové sazby, změna pořizovacích cen ZUP/ZULP, počet minut k provedení výkonu, existence nových výkonů nebo změna těch stávajících. Častým problémem jsou pak tzv. “balíčky”, kdy v jedné účtované ceně dostane pacient více druhů poskytnutých výkonů. Jejich cenové kalkulaci věnujte zvláštní pozornost.

Ověřte si, zda jste pacientům opravdu účtovali ceny dle cenových kalkulací. Častou chybou je nově příchozí neproškolený zaměstnanec, který použije jinou cenu, než která je podložená cenovou kalkulací.

Ověřte si, zda jste řádně vedli po dobu min. 3 předchozích let cenovou evidenci a důkazy, které jsou schopny prokázat, že dodržujete pravidla cenové regulace.

Pokud nemáte vyhotoveny minutové a cenové kalkulace, nebo jste si je dělali sami tzv. “selským rozumem” či je dělala Vaše účetní, která nedisponuje zaměřením na kalkulace, důrazně doporučujeme neprodleně kontaktovat ekonoma se zaměřením na minutové a cenové kalkulace, a také “aktivovat” Vaši účetní, aby byla připravena s neprodleným dodáváním potřebných podkladů.

Z našich zkušeností vyplývá, že poskytovatelé zdravotní péče, kteří sami komunikují s cenovými kontrolory, se v rámci této komunikace nevědomky (a někdy i mylně) přiznávají k porušování některých pravidel cenové regulace. To pak může mít negativní vliv na výši pokuty.

Při komunikaci se správním orgánem doporučujeme:

• vždy zachovejte chladnou hlavu a odstup. Pokud nemáte chladnou hlavu a zkontrolovanou správnost podkladů, neodesílejte žádnou korespondenci a data správnímu orgánu, a zejména vč. dat od Vaší účetní,
• než cokoliv odešlete správnímu orgánu, důkladně to zkontrolujte, zda nejsou obsaženy chyby nebo daný výstup nedává smysl. Vžijte se do role čtenáře nebo Váš písemný výstup a data nejprve pošlete kolegovi k revizi,
• do komunikace nevnášejte emoce a dojemné příběhy o bezplatném ošetřování dětí či seniorů, kontrolory to nedojme a akorát je zdržujete od práce,
• pokud si nejste jistí tím to děláte nebo cítíte, že někde máte mezery, neprodleně nás kontaktujte. Jsme připraveni Vám expresně pomoci, což určitě neznamená, že Vám garantujeme projití kontroly bez postihu - to záleží na situaci jaké jste měli ceny, náklady, a zda máte v účetnictví pořádek,
• pokud dostane pokutu nebo máte zájem věc řešit s maximální pečlivostí, bez odborného ekonoma a právníka se neobejdete. Nikdy nedoporučujeme podávat odvolání proti pokutě nebo napadat správní rozhodnutí bez kvalitní analýzy,
• nikdy kontrolerovy nezazlívejte jeho činnost, on postupuje dle platného zákona, jeho interních předpisů a dalších legislativních předpisů, s cílem ochránit pacienty a pojištěnce.

Je sestrojena minutová sazba, ale dále již absentují cenové kalkulace pro jednotlivé výkony.

Je sestrojena minutová sazba i cenové kalkulace na jednotlivé výkony, ale tyto se v praxi pacientům neúčtují resp. nepoužívají se.

Je sestrojena pouze jedna minutová kalkulace, ačkoliv je více středisek resp. provozoven a tedy by mělo být více minutových sazeb.

Sazba pro dentální hygienu je vypočtena procentuálním koeficientem (např. 50%) ze sazby pro lékařské výkony.

Účtovaná cena neodpovídá vzorci (je sestavena jinou metodikou), než dle aktuálního cenového výměru MZČR.

Do režijního minutového materiálu je zahrnut i ZUP / ZULP / ZUM.

Do režijní minutové sazby jsou zahrnuty i odpisy speciálních jednoúčelových strojů, které se nevyužívají pro všechny účtované výkony.

Do režijní minutové sazby jsou zahrnuty i neoprávněné náklady.

Není uchována cenová evidence po dobu tří let.

Pro kalkulaci se použijí součty jednotlivých analytických účtů, které mohou mít podobné či stejné názvosloví jako pojmy z předmětné legislativy, ale mají v sobě zaúčtované i jiné typy náklady, tedy dělení nákladů jak vyžaduje předmětná legislativa je chybné.

Dojde k záměně ekonomických pojmů, jak je zná např. Vaše účetní a jak je definuje předmětná legislativa cenové regulace (pojmy zní stejně nebo podobně, ale mají jiné významy, nelze proto vycházet ze zažitých pojmů tak, jak je zná paní účetní a jak běžně účtuje).

Je chybně pracováno s časovým ordinačním fondem.

Poskytovatel zdravotní péče si vymyslí vlastní metodiku jak sestavit minutovou a cenovou kalkulaci, která majiteli ordinace dává logický smysl a stojí si za ní, ovšem tato metodika je v rozporu s předmětnou legislativou. cenová kontrola v ordinaci však nerespektuje jinou metodiku, než platnou dle legislativy.

Jak vypadá správná minutová kalkulace se dozvíte zde.

V případě, že se Vám závěr cenové kontroly nebude líbit, doporučujeme prokonzultovat argumentaci správního orgánu s ekonomem a právníkem. Rozhodně nedoporučujeme se s kontroly hádat, podávat nepodložené stížnosti, sami (bez právní znalosti) používat dohledané a recyklované (irelevantní) judikáty, obviňovat úředníky ze samolibého a subjektivního výkladů zákonů apod.

Náš Institut Vám dokáže poskytnout nestranné a objektivní jak ekonomické zázemí pro posuzování oprávněnosti závěrů cenových kontrol, tak i zprostředkovat konzultaci od velmi zkušeného advokáta na tuto problematiku.

Náš Institut je v aktivní komunikaci s MZČR, které je velmi ochotné k získávání zpětné vazby a postupnému zlepšování pravidel cenové regulace. Pokud byste měli podněty a tipy z praxe, můžete nám je prosím posílat. Opravdu tím můžete reálně změnit pravidla cenové regulace.