Slides Framework

Sestavení minutové a cenové kalkulace

Pro sestavení minutové a cenové kalkulace je potřeba zejména:

  • určit potřebný počet provozních středisek (počet samostatných minutých sazeb),
  • identifikovat a správně roztřídit náklady,
  • tyto náklady upravit o realistický výhled na následující období,
  • správně definovat ordinační časový fond (využitelný pracovní fond věnovaný pacientům),
  • na základě výsledné minutové kalkulace správně implementovat do ceníku a tyto ceny opravdu účtovat (sestavit cenové kalkulace).


Jaký je rozdíl mezi minutovou a cenovou kalkulací?

Minutová kalkulace nám určí minutovou režijní sazbu - např. 30 Kč / min.

Cenová kalkulaci nám určí účtovanou cenu daného výkonu (ceník), přičemž cena by měla být zpracována v souladu s aktuálním předpisem MZČR. Aktuálně (2020) platí vzorec, kdy je v režimu tzv. věcně usměrněných cen možno účtovat cenu = počet minut * minutová sazba + ZUP/ZULP.



Lze si nechat kalkulace sestavit i na dálku?

Ano, při sestavování kalkulací se vychází zejména ze specificky roztříděných účetních dat a dalších číselných parametrů, které se vyplňují do našich formulářů. Většinu kalkulací zpracujeme našim klientům tzv. “na dálku”, a to pomocí úvodního telefonátu a následného doposlání dat emailem (účetních dat a formulářů). Proto náš Institut přijímá objednávky z celé České republiky.

V případě komplikovanějších kalkulací nebo při přání klienta jsme samozřejmě připraveni dostavit se do Vaší ordinace i osobně.



Jak dlouho trvá sestavení kalkulací ?

Odpověď na tuto otázku je velmi různá a záleží zejména na tom, v jakém stavu máte účetnictví, zda správně používáte analytické účty ke třídění nákladů, kolik máte středisek, zaměstnanců, poboček, účetních záznamů a poskytovaných výkonů v ceníku.

Z našich zkušeností se doba sestavení kalkulací pohybuje mezi cca 5ti až 90ti dny, nejčastěji kolem 30ti dní.



Expresní zpracování kalkulací

V případě urgentní situace a dodání kompletních a správných potřebných podkladů jsme teoreticky schopni vypracovat kalkulace za velmi brzkou dobu, v řádu jednotek dnů.



Kolik stojí vypracování minutové a cenové kalkulace?

Základní cena činí 6.990 Kč za vypracování jedné minutové kalkulace. Tato cena platí pro ordinaci s:

  • 1 střediskem (1 specializací),
  • 1 ordinací (provozovnou na jedné adrese),
  • max. 1 lékař a 1 další zaměstnanec,
  • max. 30 položek v ceníku,
  • max. 300 položek v účetním deníku.

V případě, že Vaše ordinace překračuje zde zmíněné parametry, prosíme o jejich zaslání a my Vám rádi cenu zkalkulujeme transparentně předem - cenu navýší adekvátně o vyšší časovou pracnost. Uvedená cena počítá s tím, že námi veškeré vyžádané ekonomické a účetní podklady dostaneme v námi definovaných formátech.


V ceně je zahrnuto:

  • sestavení minutové kalkulace
  • implementace minutové sazby do Vašeho ceníku (cenová kalkulace na každý účtovaný výkon)
  • doporučený ceník - sestavení doporučených cen a konzultace, pokud někde dle našeho názoru cena neodpovídá správnému nastavení
  • ekonomická konzultace jak správně sazbu používat (mít pouze spočítanou “minutovou sazbu” nestačí, je potřeba ji umět správně používat a účtovat, jinak riskujete pokutu od cenové kontroly)
  • upozornění na časté chyby a důvody pro pokuty od cenových kontrol
  • účetní poradenství jak ideálně účtovat pro účely sestavování minutových sazeb
  • slevový voucher 500 Kč na další minutovou kalkulaci (můžete využít i Váš kolega) - stačí si o něj říci 🤗

Výše uvedená cena platí při dodání kompletně vyžádaných účetních a ekonomických podkladů ke zhotovení kalkulace. Vyhotovení správné kalkulace je podmíněno. poskytováním správných a úplných vstupních podkladů a součinnosti ze strany ordinace, v opačném případě se může správnost a přesnost kalkulace snížit.

Nezávazně poptat minutovou kalkulaci



Zásady spolupráce

  • Minutové kalkulace děláme na základě znění aktuální legislativy nebo závazných stanoviscích správních orgánů, nikoliv na základě subjektivních názorů

  • Vážíme si Vašeho i našeho času, komunikace s námi bude přátelská, ale s důrazem na cíl spolupráce

  • Pokud vidíme problém, nechodíme kolem horké kaše a na přímo ho s Vámi komunikujeme

  • Sledujeme vývoj externích vlivů vč. legislativy, kterou se i snažíme aktivně změnit ve prospěch ordinací, ale nezapomínáme ani na zpětnou vazbu našich zákazníků, kterým nasloucháme a zvyšujeme jejich komfort




Časté dotazy k minutovým a cenový kalkulacím:







Co jsou to zkratky ZUP / ZULP / ZUM ?

ZUP = zvlášť účtovaná položka
ZULP = zvlášť účtovaný lékařský přípravek
ZUM = zvlášť účtovaný materiál
Velmi zjednodušeně řečeno, ZUP/ZULP je opakem režijního přímého materiálu, který je použitelný u všech poskytovaných výkonů.

ZUP / ZULP je např. přeprodávané zboží (kartáčky, nitroděložní tělíska), laboratoř, laboratorní výrobky a testy, specifická léčiva, sady na bělení, korunky, výplňový materiál a v zásadě vše dražší, co je specifické pro určité typy výkonů a není použitelné pro všechny výkony.



Cenová regulace - obecný základ

Cenová regulace pro ordinace vychází zejména ze Zákona o cenách č. 526/1990 Sb., Vyhlášky Ministerstva financí (MFČR) č. 450/2009 Sb. a cenových výměrů Ministerstva zdravotnictví (MZČR).

Zákon o cenách č. 526/1990 Sb. rozlišuje dle § 4 tyto způsoby regulace cen:

  • úředně stanovené ceny,
  • věcné usměrňování cen,
  • cenové moratorium,
  • přičemž všechny tři způsoby regulace cen lze účelně spojovat.

Cenový výměry MZČR se vydávají zpravidla každý kalendářní rok - podmínky cenové regulace se tedy mohou opravdu měnit s touto periodicitou. Ve výměru MZČR najdeme upřesňující podmínky nejen pro věcně usměrněné ceny, ale i maximální ceny.

Dle cenového výměru MZČR ze dne 10. prosince 2019 č. 2/2020/CAU se dle oddílu D. Věcně usměrněné ceny regulují:

  • ceny zdravotních služeb nehrazených z veřejného zdravotního pojištění poskytnutých pojištěnci a pojištěnci jiného členského státu EU poskytovatelem zdravotních služeb,
  • ceny zdravotních služeb nad rozsah neodkladné zdravotní péče poskytnutých pojištěnci a pojištěnci jiného členského státu EU nesmluvním poskytovatelem zdravotních služeb
  • ceny zdravotních služeb nad rozsah neodkladné zdravotní péče poskytnutých českému občanovi, který není pojištěncem,

Mimo výše uvedeného se na určité specifické zdravotní výkony mohou vztahovat i jiné typy cenové regulace - např. maximální ceny dle odd. A cenového výměru, kterými se reguluje např.:

  • hodnota bodu pro zdravotní výkony, kde se pro účely vyúčtování a úhrady použije vyhláška Ministerstva zdravotnictví č. 134/1998 Sb., kterou se vydává seznam zdravotních výkonů s bodovými hodnotami, ve znění pozdějších předpisů (dále jen vyhláška č. 134/1998 Sb.), které jsou poskytovány pojištěnci apojištěnci jiného členského státu EU smluvním poskytovatelem zdravotních služeb,
  • hodnota bodu pro zdravotní výkony, kde se pro účely vyúčtování a úhrady použije vyhláška č. 134/1998 Sb., které jsou poskytovány pojištěnci a pojištěnci jiného členského státu EU při neodkladné zdravotní péči nesmluvním poskytovatelem zdravotních služeb,
  • hodnota bodu pro zdravotní služby poskytované na žádost orgánů státní správy hrazené z prostředků státního rozpočtu,
  • cena zdravotních služeb v rozsahu neodkladné zdravotní péče poskytovaných smluvním i nesmluvním poskytovatelem zdravotních služeb v oboru zubní lékařství,
  • cena zdravotních služeb nad rozsah neodkladné zdravotní péče poskytovaných pojištěnci a pojištěnci jiného členského státu EU smluvními poskytovateli zdravotních služeb v oboru zubní lékařství hrazených z veřejného zdravotního pojištění,
  • a další typy.

Pokud si nejste jistí, jaký druh regulace se na Vámi poskytovanou zdravotní péči vztahuje, doporučujeme konzultaci s expertem resp. právním specializovaným na tuto problematiku. Některé zdravotní výkony nebo zdravotnické prostředky/léčiva mohou skýtat více různých typů cenových regulací současně (např. maximální obchodní přirážka a dále věcně usměrněná cena).



Neuznatelné - ekonomicky neoprávněné náklady


Do ceny regulovaných zdravotních služeb, lze promítnout pouze ekonomicky oprávněné náklady doložitelné z účetnictví a přiměřený zisk. Za ekonomicky neoprávněné náklady nelze uznat zejména takové náklady, které vyjmenovává aktuální cenový předpis MZČR.


Cenová evidence a jak dlouho evidovat

Prodávající jsou povinni vést evidenci o cenách uplatňovaných při prodeji, pokud jde o úředně stanovené ceny, ceny podléhající věcnému usměrňování cen nebo ceny zboží prodávaného spotřebiteli.


Prodávající jsou povinni uchovávat evidenci o cenách vč. kalkulace cen a podkladů prokazujících dodržení pravidel cenové regulace tři roky po skončení platnosti cen.


Cenová kontrola v ordinaci

Cenové kontroly pravidelně provádějí kontrolu pro zjištění, zda poskytovatelé služeb dodržují pravidla cenové regulace. Kontroly vč. výše pokut, důvodů pro udělení pokuty a jmen pokutovaných subjektů jsou pravidelně zveřejňovány v rámci věštníku MFČR.


Cenová kontrola v ordinaci spočívá:

  • ve zjišťování, zda prodávající nebo kupující neporušují ustanovení Zákona o cenách a cenové předpisy,
  • v ověřování správnosti předkládaných podkladů pro potřeby vyhodnocování vývoje cen, regulace cen a pro řízení o porušení cenových předpisů,
  • v kontrole plnění opatření uložených k nápravě.

Vznikne-li při kontrole podezření, že kontrolovaná osoba získala nepřiměřený majetkový prospěch, který je možno vyčíslit, uvede jej kontrolní pracovník v protokolu o provedené cenové kontrole.

Dostavila se k Vám cenová kontrola v ordinaci nebo se chcete dozvědět více zde

Kolik minutových kalkulací musím mít

Správná odpověď na tuto otázku je poměrně komplikovaná a podléhá analýze individuální konkrétní situace. Velmi záleží na počtu pracovníků (vč. zda ji navzájem asistují, nebo pracují samostatně) a specializací (typů a druhů) zdravotní péče, kterou poskytujete. Situaci komplikuje i případný počet více provozoven, protože každá provozovna má zpravidla jinou výši nájmu, energií a dalších nákladů.

S jednotlivou minutovou kalkulací daného střediska je následně potřeba vytvořit i cenové kalkulace pro účtované výkony.

Největší mýty o minutových kalkulací

Mnoho poskytovatelů zdravotní péče se domnívá, že si stačí od ekonoma nechat zpracovat “minutovou kalkulaci”, tedy získat určitý dokument, na konci kterého bude napsáno “Vaše ordinace má minutovou sazbu 30 Kč / min” a tento dokument založit do šuplíku. To je velký omyl. Je nezbytné minutovou sazbu implementovat do praxe, tedy provést s ní cenové kalkulace všech výkonů z ceníku a neméně nezbytné je též i opravdu takto zkalkulované ceny opravdu účtovat pacientům, na účtenkách uvádět název účtovaného výkonu, který bude případná cenová kontrola v ordinaci schopna napárovat na cenovou kalkulaci.

Dalším častým mýtem je (u stomatologických ordinací), že sazba pro dentální hygienu je 50 % ze sazby pro lékařské výkony. Toto je zcela v rozporu s aktuálně platnou legislativou a nelze používat jakékoliv procentuální koeficienty. Pro středisko dentální hygieny je potřeba sestavit samotnou minutovou kalkulaci, v plném jejím rozsahu.

Dále neplatí, že by byly paušálně a generálně uznávány veškeré náklady vynaložené na školení. Školení mohou být ze strany cenové kontroly posuzována individuálně a pokud vznikne podezření, že předmětné školení úzce nesouviselo s poskytováním zdravotní péče, může být takové školení vyhodnoceno jako neoprávněný náklad, což může vést i k pokutě.Pro sestavení minutové kalkulace nestačí sečíst výsledky jednotlivých analytických (nákladových) účtů. Toto zpravidla neplatí, pokud Vaše účetní nemá přesně nastudovanou aktuálně platnou legislativu jak správně třídit náklady a důsledně je dle toho i účtovat, tedy dostávat i od ordinace informace, jaký náklad má kam přesně zaúčtovat. Zpravidla se setkáváme s tím, že se na jeden analytický účet účtují náklady spadající jak do minutové režie, tak i ordinační materiál spadající do ZUP/ZULP, přičemž tyto dvě kategorie nákladů musí být striktně odděleny. Pojmy, které běžně používá Vaše účetní, nejsou ve 100% případech shodné jako totožně znějící pojmy, které však mají v rámci legislativy cenové regulace jinou definici a jsou tvořeny z jiných položek.

Dále do minutové kalkulace nelze započítávat daňové paušály apod.


Nejčastější důvody pro pokuty při minutové (cenové) kalkulaci

Je sestrojena minutová sazba, ale dále již absentují cenové kalkulace pro jednotlivé výkony.

Je sestrojena minutová sazba i cenové kalkulace na jednotlivé výkony, ale tyto se v praxi pacientům neúčtují resp. nepoužívají se.

Je sestrojena pouze jedna minutová kalkulace, ačkoliv je více středisek resp. provozoven a tedy by mělo být více minutových sazeb.

Sazba pro dentální hygienu je vypočtena procentuálním koeficientem (např. 50%) ze sazby pro lékařské výkony.

Účtovaná cena neodpovídá vzorci (je sestavena jinou metodikou), než dle aktuálního cenového výměru MZČR.

Do režijního minutového materiálu je zahrnut i ZUP / ZULP / ZUM.

Do režijní minutové sazby jsou zahrnuty i odpisy speciálních jednoúčelových strojů, které se nevyužívají pro všechny účtované výkony.

Do režijní minutové sazby jsou zahrnuty i neoprávněné náklady.

Není uchována cenová evidence po dobu tří let.

Pro kalkulaci se použijí součty jednotlivých analytických účtů, které mohou mít podobné či stejné názvosloví jako pojmy z předmětné legislativy, ale mají v sobě zaúčtované i jiné typy náklady, tedy dělení nákladů jak vyžaduje předmětná legislativa je chybné.

Dojde k záměně ekonomických pojmů, jak je zná např. Vaše účetní a jak je definuje předmětná legislativa cenové regulace (pojmy zní stejně nebo podobně, ale mají jiné významy, nelze proto vycházet ze zažitých pojmů tak, jak je zná paní účetní a jak běžně účtuje).

Je chybně pracováno s časovým ordinačním fondem.

Poskytovatel zdravotní péče si vymyslí vlastní metodiku jak sestavit minutovou a cenovou kalkulaci, která majiteli ordinace dává logický smysl a stojí si za ní, ovšem tato metodika je v rozporu s předmětnou legislativou. cenová kontrola v ordinaci však nerespektuje jinou metodiku, než platnou dle legislativy.



Jakou platnost má minutová (cenová) kalkulace

Minutová a cenová kalkulace je zpravidla platná, dokud se:

  • nezmění náklady, počet zaměstnanců, ordinační časový fond resp. jakýkoliv vstup do kalkulace jak minutové, tak cenové,
  • nezmění poskytované / účtované výkony,
  • nezmění čas potřebný k provedení výkonu,
  • nezmění způsob Vaší práce v týmu, který má dopad na ordinační časový fond (např. vzájemná asistence dvou lékařů vs. práce samostatně)
  • nezmění předmětná legislativa, přičemž cenový výměr MZČR vychází zpravidla jednou za kalendářní rok.


Co dělat při cenové kontrole

Cenová kontrola v ordinaci je samozřejmě nepříjemná a nikdo z nás by ji nechtěl podstoupit. Avšak je nutné poskytovat cenovým kontrolorům patřičnou součinnost a postupovat racionálně.

Po ohlášení cenové kontroly doporučujeme neprodleně kontaktovat ekonoma se zaměřením na minutové a cenové kalkulace, a také “aktivovat” Vaši účetní, aby byla připravena s neprodleným dodáváním potřebných podkladů.

Z našich zkušeností vyplývá, že poskytovatelé zdravotní péče, kteří sami komunikují s cenovými kontrolory, se v rámci této komunikace nevědomky (a někdy i mylně) přiznávají k porušování některých pravidel cenové regulace. To pak může mít negativní vliv na výši pokuty.

V případě, že se Vám závěr cenové kontroly nebude líbit, doporučujeme prokonzultovat argumentaci správního orgánu s ekonomem a právníkem. Rozhodně nedoporučujeme se s kontroly hádat, podávat nepodložené stížnosti, sami (bez právní znalosti) používat dohledané a recyklované judikáty, obviňovat úředníky ze samolibého a subjektivního výkladů zákonů apod. Náš Institut Vám dokáže poskytnout nestranné a objektivní jak ekonomické zázemí pro posuzování oprávněnosti závěrů cenových kontrol, tak i zprostředkovat konzultaci od velmi zkušeného advokáta na tuto problematiku.

Nezávazně poptat konzultaci

Kontakty

Máte dotaz nebo si chcete zjistit konkrétní informace k Vaší situaci? Dejte nám vědět a rádi se s Vámi spojíme.

  • Identifikační údaje

    Institut medicínské ekonomiky, s.r.o., Ruská 705/70, Praha 10, IČ: 079 10 169

  • Kontaktní údaje

    +420 608 480 692
    info@imek.cz

  • Bankovní spojení

    Číslo účtu: 115-876505017/0100, vedený u Komerční banka, a.s.